為今之記

任務解除

日期:2013年3月4日

因為打從心底沒想接下會務工作,也因此對獲頒的服務熱心獎可說百般不願領取,望著牌匾上篆刻著我的姓名,一整個心虛到爆,拿回家大概就是塵封隱匿,不會也不可能再拿出來看!

前些時日,準備接任的一時人選打來詢問有關會員組的主要工作為何?一時之間語塞,連自己也不太懂轄下業務,可見我混得多兇,領獎領得多麼名不副實。

會員組的工作若要說簡單,它就像郵差,只要懂得按址投遞,一切按步就班去做即可,像常年會費之催收、新會員資料之入檔、舊會員資料更新、會員相關文件彙集裝訂等;若要說難,猶如高樓之啟建,需深掘地基,重新起造,方能逐層砌疊而上。

上一篇「在小破小立與不破不立間掙扎」說過,會員性質不像職業工會攸關己身權益,會員通常不太會主動通知其個資已異動,寄送會訊、請柬能否百分之百的傳送到所有會員的手中,似乎是相當困難,再則一個三十餘年的社團,也是歷經三分之二的歲月才開始逐步電腦化,文件散失、字體潦草、模糊難辨、繕打錯誤,皆會使信件被退回,再加上會員若沒有主動關切,久而久之,會員以為自己是被遺忘的,過去熱情支持贊助的情感也就慢慢消失。

資料庫雖已建立,僅止是概要的輸入基本資料,資訊內容是否正確,尚需時間慢慢搜羅,方能一一核對校正,但對於紙本的保存與管理仍是一大困惑,因為對於社團的文件保存年限相關規定不懂,數位化或紙本非得保留不可似無明示,同樣很難抉擇,加上社團時而需要評鑑,評鑑的方式仍維持紙本審查,長官大概都愛看資料夾排得整整齊齊地攤在桌面上,一項項分類完整,再製作個精美封面,總能給個良好印象。

初期也曾思考是否將紙本數位化,紙本可能保留個幾年就可銷毀,但多數人皆反對,也擔心影響評鑑規定,更擔心後繼無人可持續進行,最終仍決定維持紙本模式,避免日後給自己添亂,要收拾自己種下的禍根,乾脆現今多一事不如少一事。

既然決定保留紙本,依前前任的做法,是將會員依種類來區分,各種類型會員下再區分純會員及志工身分,如此依傳統做法來看,的確是分類詳細清楚,並且按序排列編號,查找各該會員資料也的確相當容易,但還是明顯有其問題存在,即會員會升等,或是會員有了志工身分,志工資格消失,回歸純會員身分,在在都會影響紙本資料排序問題。

記得以前剛初入社會時,常不時會收到不少名片,名片一多就會買本名片冊來好好管理收納,初期收納是依收到名片的時間來一一放置,後來可能為了方便,會設定群組,例如水電、家電維修、瓦斯廚具等,若各群組數量少還算容易找,但名片數量一多還是很難在短時間內找到,常會由第一頁翻到最後一頁,才終於在倒數第二頁找到早知道就從最末頁往回找,再後來就改用姓名或公司行號名稱來排序,一開始排得很高興,要找也很容易,但若又有新名片加入時,一整個需發揮乾坤大挪移的功夫,實在很耗費時間與精神,爾後又恢復從頭找到尾的方式。

之後有軟體廠商發展名片軟體,也就買了一套來試試,可將名片掃描存檔,再辨識字體後依欄位填入,但大部分還是需自己辨識依所設定欄位填寫,無法自己新增欄位可以填入其他資訊,又僅限於單機版使用,搜尋上雖稍稍加快,資料建立上仍不夠快速與精準,後來也沒再使用。

爾後我自己設計一簡單的資料庫來儲存每筆名片,依姓名或公司名稱來當主查詢,再填入名片上所有可用之資訊,如該人或該公司的連絡方式,提供之服務為何?均一一詳列,又考慮到很多人常換名片,也會記錄異動了什麼?再掃描名片上,則是一次掃描八張,再用影像處理軟體切割並分別存檔,也較為方便。至於現在的名片軟體是否已大大進步,沒試過。

也因自己有類似相同體驗,才會覺得在文件歸檔上需要改變,會員依入會時間順序編號,編號不會因會員升等、會籍喪失或死亡而變更,雖然從文件夾上無法看到分類,但這些分類的工作可在電腦檔案中完成並列印即可,在資料的翻找和歸檔上也較為妥適與容易。

只是這需要長時間來處理,並且需待在社團中,才就近有文件可翻查,問題是我沒太多餘的時間去弄這些,所以抱歉,我決定交出爛攤子,希望下一梯隊能更有餘力與經驗去完成這困難的工作,也或許他們會有更好的做法也說不定呢!

本篇寫於2013年2月10月

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