因為打從心底沒想接下會務工作，也因此對獲頒的服務熱心獎可說百般不願領取，望著牌匾上篆刻著我的姓名，一整個心虛到爆，拿回家大概就是塵封隱匿，不會也不可能再拿出來看！
前些時日，準備接任的一時人選打來詢問有關會員組的主要工作為何？一時之間語塞，連自己也不太懂轄下業務，可見我混得多兇，領獎領得多麼名不副實。
會員組的工作若要說簡單，它就像郵差，只要懂得按址投遞，一切按步就班去做即可，像常年會費之催收、新會員資料之入檔、舊會員資料更新、會員相關文件彙集裝訂等；若要說難，猶如高樓之啟建，需深掘地基，重新起造，方能逐層砌疊而上。
上一篇「在小破小立與不破不立間掙扎」說過，會員性質不像職業工會攸關己身權益，會員通常不太會主動通知其個資已異動，寄送會訊、請柬能否百分之百的傳送到所有會員的手中，似乎是相當困難，再則一個三十餘年的社團，也是歷經三分之二的歲月才開始逐步電腦化，文件散失、字體潦草、模糊難辨、繕打錯誤，皆會使信件被退回，再加上會員若沒有主動關切，久而久之，會員以為自己是被遺忘的，過去熱情支持贊助的情感也就慢慢消失。
資料庫雖已建立，僅止是概要的輸入基本資料，資訊內容是否正確，尚需時間慢慢搜羅，方能一一核對校正，但對於紙本的保存與管理仍是一大困惑，因為對於社團的文件保存年限相關規定不懂，數位化或紙本非得保留不可似無明示，同樣很難抉擇，加上社團時而需要評鑑，評鑑的方式仍維持紙本審查，長官大概都愛看資料夾排得整整齊齊地攤在桌面上，一項項分類完整，再製作個精美封面，總能給個良好印象。
初期也曾思考是否將紙本數位化，紙本可能保留個幾年就可銷毀，但多數人皆反對，也擔心影響評鑑規定，更擔心後繼無人可持續進行，最終仍決定維持紙本模式，避免日後給自己添亂，要收拾自己種下的禍根，乾脆現今多一事不如少一事。
既然決定保留紙本，依前前任的做法，是將會員依種類來區分，各種類型會員下再區分純會員及志工身分，如此依傳統做法來看，的確是分類詳細清楚，並且按序排列編號，查找各該會員資料也的確相當容易，但還是明顯有其問題存在，即會員會升等，或是會員有了志工身分，志工資格消失，回歸純會員身分，在在都會影響紙本資料排序問題。
記得以前剛初入社會時，常不時會收到不少名片，名片一多就會買本名片冊來好好管理收納，初期收納是依收到名片的時間來一一放置，後來可能為了方便，會設定群組，例如水電、家電維修、瓦斯廚具等，若各群組數量少還算容易找，但名片數量一多還是很難在短時間內找到，常會由第一頁翻到最後一頁，才終於在倒數第二頁找到早知道就從最末頁往回找，再後來就改用姓名或公司行號名稱來排序，一開始排得很高興，要找也很容易，但若又有新名片加入時，一整個需發揮乾坤大挪移的功夫，實在很耗費時間與精神，爾後又恢復從頭找到尾的方式。
之後有軟體廠商發展名片軟體，也就買了一套來試試，可將名片掃描存檔，再辨識字體後依欄位填入，但大部分還是需自己辨識依所設定欄位填寫，無法自己新增欄位可以填入其他資訊，又僅限於單機版使用，搜尋上雖稍稍加快，資料建立上仍不夠快速與精準，後來也沒再使用。
爾後我自己設計一簡單的資料庫來儲存每筆名片，依姓名或公司名稱來當主查詢，再填入名片上所有可用之資訊，如該人或該公司的連絡方式，提供之服務為何？均一一詳列，又考慮到很多人常換名片，也會記錄異動了什麼？再掃描名片上，則是一次掃描八張，再用影像處理軟體切割並分別存檔，也較為方便。至於現在的名片軟體是否已大大進步，沒試過。
也因自己有類似相同體驗，才會覺得在文件歸檔上需要改變，會員依入會時間順序編號，編號不會因會員升等、會籍喪失或死亡而變更，雖然從文件夾上無法看到分類，但這些分類的工作可在電腦檔案中完成並列印即可，在資料的翻找和歸檔上也較為妥適與容易。
只是這需要長時間來處理，並且需待在社團中，才就近有文件可翻查，問題是我沒太多餘的時間去弄這些，所以抱歉，我決定交出爛攤子，希望下一梯隊能更有餘力與經驗去完成這困難的工作，也或許他們會有更好的做法也說不定呢！
本篇寫於2013年2月10月